ソフト使わなくてもExcelでやれば無料じゃん…は本当か。

こんにちは。
すごい改善の吉田です。

弊社はExcelの効率化支援の会社ではありますが、
しかし何でもかんでもExcelでやることを推奨するわけではありません。

「こんなExcelを用意したい」というご相談を頂いても、
「いやそういうのはExcelでやろうとしないほうがいいですよ」と申し上げることがあります。
そんなことを言ってしまうと弊社には一円も売上が入ってこなくなってしまうのですが、
しかし顧客のためにならないサービスをして売上を頂くわけには絶対にいきません。

Excelではなく、それ専用に開発されたソフト、サービス、システムを使ったほうがいいですよ、
という例としては、

・勤怠管理
・営業管理
・在庫管理
・経費精算
・データベース
・ガントチャート
・人事評価
・採用管理

…その他まあいろいろあります。

一言で言うと「基幹システム的なものはExcelでやろうとしないほうがいい」ということになります。

基本的にExcelと非Excelの使い分けとしては、

・データの入力と蓄積は非Excel
・そこに蓄積されたデータの集計や活用はExcel

ということになります。
もちろん蓄積されたデータから現状を示す「ダッシュボード」と呼ばれる概況表示機能もそうした非Excelのツールにはあります。

しかしそうしたツールがすべて現場のニーズを満たすことはなく、
独自に集計。分析したいことが出てきたらそれはExcelで済ませるのが一番手っ取り早くなります。

予算がないケースでは「ソフトを使うと高い。Excelで作れば無料ではないか。」という考え方がよく出てきます。
ここで出てくる問題は、まず「誰が作るのか」です。

そんな高度なものを作れる社員がいなかったらどうするか。
新しく採用するか、研修でスキルを上げるか、外注するかでしょうか。
結局多額の費用がかかります。

そして社内でそうしたExcelを誰かが用意できたとして、その人が辞めてしまったらどうするか。
他の人でも使えるようにみんなでスキルアップするか…
スキルアップは確かに大事ですがそのような運用をするためのスキルアップは、どうでしょう、
往々にして過剰投資となりがちです。

かように、「Excelで作ればただじゃん」という考え方は、
そもそもExcelでやらないほうがいいことが多いうえに、
もし実際にやってみようとすると結果的には惜しんだ費用以上のコストが発生するので、
まあ大体の場合、専用のソフトを使ったほうがいいということになります。

しかし既存のソフトに自社のニーズを満たすものが見つからない…
という場合は仕方なくExcelで用意することもありますが、
それでも内製化しようとすると今後は「その人がいなくなったら…」問題が発生します。

ここが弊社の営業ポイントでもあるのですが、
内製化よりも外注したほうが結果的には安く、安定しますよ…ということになります。

Excelだけが仕事じゃありませんから、あまりそこに時間を割きすぎるのは賢明ではありません。

全体像を見据えて、最適な資源配分を考えたいものです。