【Excelで「何をつくるか」と「どう作るか」…それが問題だ】
こんにちは。
すごい改善の吉田です。
Excelを仕事で使う方々がExcelをちゃんと学ぼうとする際に、
一番大事なこととしてお伝えしたいのが、
「そもそも何のためにExcelを使うのか」
ということです。
世の中にはExcelでやらないほうがいい、Excelが不向きな業務も多い。
またExcelが適している業務でも、そもそもその業務必要なくね？的なことも多い。
そうした業務に時間を割いて頑張ってしまってはあまりにも、大事な寿命の一部がもったいない。
そこでまず改めて考えてみて頂きたいのが、「Excelで何を作るか」です。
Excelで作られるものの多くは「表」です。
さらにこれを大きく分けると次の3つになります。
・データ分析資料
・各種システム等へのインポートデータ
・シフト表、予定表などの管理帳票
今回は特に一つ目の「データ分析資料」に焦点を当てます。二つ目のインポートデータは、これは必要性の有無を議論するまでもなく絶対にやらなきゃいけないことが多いものなので、これは問答無用でちゃっちゃとマクロでも組んで自動化して済ませてしまうべきものです。
…余談ですがマクロ使えば毎回1秒で終わる作業に、それを知らずに毎回5時間かけていた事例などはザラにあるのです。
それは置いといて、データ分析資料。
ここで最も「何を作るか」の検討が重要になります。
この検討においてはある企業の事例が参考になります。
同社では一時期、膨大な数のデータ分析資料が作成され、そのすべてを見ることはとても無理という状況が生まれていました。
つまり、ほとんどの資料が見られることもないままに作成され続けていたということです。
そのために膨大なExcel作業が行われていたわけです。
この状況はそのまま続けていっていいものでしょうか。
いいわけがありません。
そこで資料の数を一気に激減させ、見るべき数字を絞り込んで厳選したところ、社内各所が的確の的確な意思決定と行動につながって目に見えて業績を好転させて行ったとのことです。
つまり、「今、自分が時間をかけてやっているこのExcel作業は本当に必要なものなんだろうか」と再確認しないままでは、もしかしたら何の役にも立ってない作業を延々とこれからも続けることになってしまうリスクはないでしょうか。
それが上司の指示だったからだとか、前任者から引き継いだものだからとか、そんな言い訳が通用するでしょうか。まあ通用する場面もあるかも知れませんが。
少し長くなりました。続きは次回に持ち越しましょう。
