Excel。

あまりにも当たり前に使われすぎていて、会社として問題意識を持つケースは少ない。

ところが。

これがとんでもないボトルネックになっているケースは非常に多い。

しかし。

それに現場の社員も管理職も経営陣も気づかない。
時間がかかっていたら、ああ時間がかかる大変な作業なんだから頑張るしかないとしか考えていない。
たとえその作業が、「ちゃんと」やれば、一瞬で正確に終わるものだったとしても。

ただいくつかの現場では、

「このExcel作業めんどくさくてかなわんのだけど。」
「ちょっとデータにミスが多いね…どうしたらいいんだろうね」
「Excelいじってたら一日が終わっちゃったよ。まずいよ他のこと全然できてない」

こんな感じでExcel作業が非効率であった場合、そこに疑問を持つ人が出てくる。

特に「めんどくさい」と思うこと、これは極めて大事な感覚だ。
面倒と思わなければその作業工程を効率化しようとすら思わない。

面倒と感じるということは、それがなくなったらラクになるということ。
そのラクをしたいと考える事こそが、仕事の生産性を高めることにつながっている。
この考え方を私たちは「前向きな怠惰」と呼んでいる。

ではどうやって楽になるか。
最も多くのケースで取られる対策がExcelの研修である。

弊社でも毎週末にExcelセミナーを開催しているが、Excelスキルをなんとかしたいと約5万円もの受講費をご自身で払って参加される方もいれば、会社の経費で参加される方もいる。
自分の希望で参加した人もいれば、会社の指示で参加したという方もいる。
つまり、Excelを学びたい、学ばせようという意識のある会社は少なくない。
そして学習した結果、大幅な業務効率化につながったという実績は実に多数ある。

しかし一方で、会社の経費で研修を受けさせたものの、なかなか現場でその効果が表れないというケースがある。
これはなぜか。

答えはシンプルで、その作業を効率化するノウハウが若干難しいケースだ。
そんな時は弊社にヘルプ依頼が届けば、受講後もアドバイスを続けている。それで何とかなるケースもいくつかあるが、しかしどうにもその時点のスキルではどうにも行き詰まることもある。

そしてもう一つ、せっかく受講した社員が退職してしまうという課題も残る。
そのせいでまたExcelに慣れない後任に業務を引き継ぐケースなどではなかなか業務が安定しない。

ではどうしたらいいのか。

その答えとして私たちが最適な解決策だと日を追うごとに確信しているのが、そのExcel作業を外注してしまうことだ。
この解に至ったのは、3つの企業から同時期にこんな相談を頂いたことがきっかけだった。

「うちのExcel作業、すごい改善さんで代わりにやってもらえませんか。」

 

…。

 

なるほど、と思った。

 

続けてある担当者さんはこうも言った。

 

「マクロが欲しいわけじゃない。出来上がったデータがあれば我々の仕事は進む。」

 

そうなんですよね。

確かに大変なExcel作業はマクロで自動化することで劇的に時短できるしラクになる。

それ自体は最高に素晴らしいこと。

 

ただ、そのマクロを作るには結構な時間がかかる。

そして次に問題なのは「そのマクロは誰が使うのか」ということ。

 

作った本人が使っていくのなら問題はない。

エラーが起きてもその場で対処して作業を完遂できる。

 

問題なのは他の社員のためにマクロを作っているケース。

 

ExcelVBAでの受託開発を経験された方ならお分かり頂けると思うが、

他人が使うためのマクロの開発はとっても大変である。

何が大変かは別の記事で書くのでここでは割愛するが、とにかく大変である。

 

にも関わらず大して感謝もされず評価もされず、しかしメンテやエラー対応などの手間に追われてもううんざり…というのはTwitterでよく見る光景。

 

そしてその開発者が退職してしまったらもうそのマクロは使えない。ここで「属人化」という言葉のもとにExcelマクロ禁止論が勃発する。結果、瞬時で終わるはずのExcel作業に膨大な時間を費やすことになる。

 

このマクロ開発はもちろん外注も可能で、それでうまくいっているケースも多数ある。しかしそこでも「仕様変更で使えなくなり手作業に逆戻りした」「エラーが起きるたびに問い合わせて対応してもらうなどで業務が止まりやすい」などなかなかスムーズな運用ができないなどの課題に疲弊しているケースも多い。

 

…なんてことを話していて、ではどうしたらいいのか…そんなことをあるクライアントの担当者と話しあっていた時。

 

「…すごい改善さんが作ったマクロを弊社に納品して頂くんじゃなくて、そのマクロを使ってできあがった成果物だけを毎回納品して頂くことはできないんでしょうか。」

というご相談を頂いた。

 

つまり該当のExcel業務を弊社がまるまる巻き取って、毎月決まった作業を代行するということである。

お客様からは元データだけを頂いて、あとはそれを弊社側で成果物として仕上げて毎月納品する。もちろん分析資料などの場合は「どんな資料にするか」と言ったことも徹底的に話しあう。

 

そして資料の仕様変更にも柔軟に対応する。業務は生き物だから分析する内容だって変わってくる。そんな時に外注して納品されたマクロではまたその仕様変更の依頼をかけて改修されたマクロが納品されるのを待たなければならないが、資料作成の外注ならそんなのを待つ必要もない。その変更が反映された完成品が届くだけだ。

 

これはお客様にとって素晴らしいのではないかと思った。

そして偶然そんなご依頼が3社同時に重なった。

 

どちらの企業様も従来のExcel作業が本業に割くべき時間を圧迫していた。スキルを上げよと言ったところでいつその具体的な効果が見えてくるかもわからない。

 

そこで出てきた「この作業って社員がやらなきゃダメ？外注できない？」という発想から弊社へのご相談に至った。

 

実際やってみたらどうなったか。

 

「資料作成ではいつも集計のミスが怖かったんですけど、それから解放されました」

…まあミスを防ぐ方法はちゃんとあるのでそのレクチャーもちゃんとする。ただ社員が自分で作るのではなく、弊社が作ったものをチェックする役割という体制になってスピードも精度も爆上がりした。 

 

「あの面倒なデータ作成もうしなくていいの…？めっちゃ助かるんだけど」

…慣れた作業でも面倒なものは面倒で、そんな作業は人に振りたいもの。でも社内では難しい。そんな時に、格安で外注できたら…。

 

弊社に託しておけば、その作業の担当者の異動や退職による引き継ぎも必要なくなるし業務が滞る心配もない。仕様変更にも柔軟に対応してもらえる。

 

そんな観点から、このサービスは「Excelの業務代行というよりは業務保守をして頂いてる感じですね」というお言葉をクライアント様からは頂いた。

 

このサービスの費用は月額15万円。どれくらいの業務量を託せるかはケースバイケースだが、突発的な臨時の分析依頼にも対応している。

 

…ということで。。。 

 

少しでも気になられた責任者の方は、実際のご利用の有無に関わらずお気軽にご相談ください。その場で御社のExcelについてはどうしていけばいいかの最適解をご提示しています。

 

弊社にとっても大変ありがたい取材の機会となるので、こうしたご相談依頼は喜んで無償で対応している。どうか是非、お気軽にお問合せください。