Excelの効率化がわかる記事一覧


緊急事態に備えるExcelスキル

 

日頃より、Excelの勉強は最初からすべてを覚えておく必要はない、困った時、面倒な作業に出くわした時にそれをラクに片付ける関数やテクニックを調べてこなせばいい…と言ってきました。

 

しかしそのように検索などして片づけるにしても、大元の基本的な考え方が身についていないといざという時に対応できません。

 

SNS上でこんな意見が軽く炎上していました。

 

「暗記に価値はない。今の時代、検索やAIで何でも調べられる」

 

そういう側面も確かにあるのですが、そこに対するあるツッコミに考えさせられました。

 

「医者の目の前にあと2分で死んでしまう患者がいる時、検索してる暇などあるのか」

 

まあExcelではそこまでの緊急事態はそうそうないかも知れませんが、しかしとある災害対応で、あらかじめ勉強しておいたExcelスキルが大変役に立ちましたというお便りを頂いたことがあります。

 

2018年に起きた西日本豪雨災害は甚大な被害をもたらしました。

その災害対応に当たられた某県にお勤めの公務員の方が、その少し前に私たちのExcelセミナーにご参加くださっていました。

 

その方から後日頂いたメールをご紹介します。

 

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通常業務が豪雨対応で中々時間的に厳しい中、御社の講義と本で学んだ内容に助けられました。中古車の軽自動車税の減免の制度があるのですが、約20事業所440台約10税額あるデータの集計が瞬殺でした!本当に助かりました。感動でした。

 

また、豪雨・台風12号の関係でのうちの課の対応資料の作成時にも助けられました。数字で語る資料を短期間で作成する際に本当に受講しておいてよかった!!と痛感しました。

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こうした現場では悠長にExcel作業に時間を割いてるわけにはいきません。

そしてExcelの効率的な作業方法について調べたりしている余裕も少ないと思われます。

 

そんな時に備えて、最低限でもExcelの効率的な使い方のノウハウを知っておくことは極めて重要になります。

 

何も手元操作スピードを速めようとか、ショートカットをたくさん覚えようというのではありません。

 

具体的には「インプット・マスタ・アウトプットの原則」という、集計元のデータと集計結果・成果物となるデータのシートは分けて用意するんだとか、またそもそも集計元のデータは「データベース形式」でなければならない、という「データベースファーストの原則」など、Excel作業をスムーズに行うための土台作りがあります。

 

その上で、SUMIFS関数やCOUNTIFS関数と絶対参照の活用で集計がスムーズに進むようになるのです。

 

これは大して難しいものでは全くありません。

誰でもすぐに理解、活用できるものです。

弊社のExcelセミナーでも徹底解説・演習している内容です。

 

万が一の事態に備えて、是非必ず一度、目を通しておいて頂きたい内容です。

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