Excelセミナーレポート


Excelセミナーレポート

7月17日「Excelを仕事で使いこなす100の極意マスター講座」開催レポート

こんにちは、サブ講師の鹿島です。
梅雨が明けて、さっそくとっても暑い日が続いております。
前回(7/3)は大雨のため、セミナーを中止した関係で、
3週間ぶりのセミナー&開催レポ―トとなりました!


本日は10名の受講者さまと、「Excelを仕事で使いこなす100の極意マスター講座
講義中・休憩中も積極的にご質問をいただきつつ、無事定刻前に終了いたしました。

さて、本日は午前中の演習でのご質問をご紹介します。

午前に行うのは、CSVなどでダウンロードしたデータベースを
データ整形」してから、「数値集計」を行う実践形式の総合演習です。

そのデータ整形作業の中で、6桁数値(YYYYMM)の日付表記から、
「月」を抜き出し、それを四半期(1Q、2Q…)に変換を行います。

まずはRIGHT関数で、日付のセルの右から2文字取り出し、月を取得。

VLOOKUP関数で四半期に変換をするのですが、マスタの月表記は
数値として入力されています。

このままでは、うまくいかないので、VALUE関数で文字列となっている
月のデータを数値データに変換を行います。

前置きが長くなりました。
ここで、
「01になるのが問題なら、『=RIGHT(A2,1)』にすれば1だけが取り出せて
 VALUE関数を使わなくてもいいんじゃないですか?」
とご質問をいただきました。

答えは、「NO」です。

2桁の月があることはもちろんですが、たとえすべてが1桁であっても
うまくいきません
それは、RIGHT関数の戻り値(関数が出す答え)は「文字列」だからです。

戻り値が文字列を返す関数は他に、
LEFT関数、MID関数、TEXT関数などがあります。

VLOOKUP関数は、検索値と検索範囲にある値のデータ型が異なっている
正しく結果を返すことができません。
そのため、マスタのデータが数値だったら、検索値のデータ型も数値に合わせる必要があります。

※逆に、マスタのデータを文字列に合わせることでも解決できます。
 どちらをデータ変換するかどうかの判断は個々の場合によります。

ちなみに、余談ですが
文字列を数値に変換するのに、VALUE関数じゃない方法で今までやっていました
というお声も多くいただきます。

もちろん、別の方法でもOKです。
簡単に挙げるだけでも以下の方法があります。
・「形式を選択して貼付け」の活用
 (空白セル(0)を「加算」or  1を「乗算」)

・数式で「+0」 または「*1」をする

・区切り位置機能の活用

・エラーインジケーターが出ている場合、「数値に変換する」をクリック

具体的な手順・やり方は別の機会にご紹介したいと思います。

Excelをお仕事で使う上で、1つの結果にたどり着くまでのプロセスはたくさんあります
その時のデータの状態、環境、Excelスキルによって最適な方法は異なります

それでは、次回はExcelマクロVBAセミナー初級編

2つのセミナー、それぞれお申込み受付中です。

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