東京ではいよいよ明日から3度目の緊急事態宣言が発令されますが、
今日も感染対策に最善の注意を払いながら、
「Excelを仕事で使いこなす100の極意マスター講座」を開催いたしました。

季節は春、ということで、今回はExcelファイルを他の方と共有するときの
代表的なお作法についてご紹介します。

・たくさんシートがあるときは、先頭のシートをアクティブにしておく
・すべてのシートでA1セルを選択した状態にしておく
あえて見せたいシート・セルがある場合には、そこにカーソルを合わせた状態で
保存・共有することもありますが、それ以外の場合では、上記のようにしておくと良いでしょう。
Ctrl+Home でシートの先頭セル(A1セル)にカーソルを合わせることができますよ！
※PCの機種により、Homeキーはファンクションキーと一緒に押すなどする必要があります。

・印刷範囲の設定をしておく
自分では印刷するつもりのないシートでも、共有した相手は印刷するかも。
無駄な印刷をさせないために、あらかじめ設定しておくことをお勧めします。

・意味のない(空白の)シートはつけない
無駄なシートがついていると、無駄かどうかシートタブを見ただけではわかりませんので
相手に確認をする手間をかけさせてしまいます。
最近のExcelのバージョンでは、新規ブック作成時のシート数が
デフォルトで「1」になっているので、以前ほどは気にしないかもしれません。

・メールで送る際には容量もチェックする
通信環境が昔と比べるとだいぶ良くなったため、大容量のファイルの送受信もさほど気にしないことが多いかと思いますが、企業によっては一定以上の容量の添付ファイルを受け取れない場合もあります。
まずはメール送信前にファイル容量を確認するようにしましょう。

今回ご紹介したお作法・マナーは絶対的なものではありません。
業界や企業・組織などの文化でそれぞれ異なるルールがあるかもしれません。
大切なのは、ファイルを共有した相手に余計な手間をかけさせないという「気遣い」です。
Excelに限らず、お仕事において相手の立場を想像して気遣いをすることはとても重要です。

次回は約2週間後、5月8日(土)「Excelを仕事で使いこなす100の極意マスター講座」！
感染症拡大防止対策をしっかりして、受講者様をお待ちしております。